ฮิวแมนซอฟท์ x ลงทุนเกิร์ล

ในยุคที่ความเร็วและความแม่นยำกลายเป็นหัวใจหลักของการทำงาน ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เองก็ต้องปรับตัวให้ทันกับโลกที่หมุนเร็วขึ้นทุกวัน ไม่ใช่แค่เพียงจัดการเอกสาร สรรหาคน หรือทำเงินเดือนเท่านั้น แต่ยังต้องวางแผนกลยุทธ์ ดูแลความสัมพันธ์ในองค์กร และบริหารความคาดหวังของพนักงานไปพร้อม ๆ กัน

หนึ่งในเครื่องมือที่เข้ามาช่วยให้ HR ทำทุกอย่างได้ง่ายขึ้นอย่างเห็นผลก็คือ ChatGPT ผู้ช่วยอัจฉริยะที่ตอบสนองได้ฉับไว เข้าใจภาษา และใช้งานง่ายแม้ไม่มีพื้นฐานเทคโนโลยีมาก่อน ไม่ว่าจะเป็นการเขียนประกาศรับสมัครงาน สร้างแบบฟอร์ม สรุปบทสัมภาษณ์ ไปจนถึงช่วยวิเคราะห์แนวโน้มพนักงานลาออก ทุกอย่างสามารถเริ่มต้นได้ด้วยการ “ตั้งคำถามให้ถูก” หรือที่เรียกว่า Prompt

เพียงรู้จักใช้คำสั่งให้ถูกจุด คุณก็สามารถเปลี่ยน ChatGPT ให้เป็นผู้ช่วย HR คู่ใจ ที่ช่วยคุณจัดการงานซ้ำซ้อนให้เสร็จไวขึ้น และมีเวลาเหลือไปโฟกัสกับเรื่องใหญ่ที่สำคัญกว่า

เพื่อให้ ChatGPT ตอบสนองได้แม่นยำและเป็นประโยชน์ต่อการทำงาน HR อย่างแท้จริง การตั้งคำถามหรือ Prompt ให้ “ชัด” และ “ตรงจุด” คือหัวใจสำคัญ เพราะยิ่งให้รายละเอียดครบ ChatGPT ก็ยิ่งเข้าใจบริบทของงานและให้ผลลัพธ์ที่ใกล้เคียงกับสิ่งที่ต้องการมากขึ้น

สิ่งที่ควรใส่ลงใน Prompt มีดังนี้:

• วัตถุประสงค์ของคำสั่ง เช่น ต้องการสื่อสาร แจ้งนโยบาย หรือวิเคราะห์ข้อมูล
• กลุ่มเป้าหมาย เช่น พนักงานใหม่ หัวหน้างาน หรือทีมบริหาร
• บริบทขององค์กร เช่น ลักษณะวัฒนธรรม โทนภาษาที่ใช้
• คำชี้นำพิเศษ เช่น “ให้ดูเป็นทางการ” “ใช้โทนเป็นกันเอง” หรือ “เน้นเรื่อง Soft Skills”

เพื่อให้ง่ายต่อการเริ่มต้นใช้งาน เราได้รวบรวม 15 ตัวอย่าง Prompt พร้อมเทมเพลต ที่ HR สามารถปรับใช้ได้ทันที แบ่งตามหมวดงานต่าง ๆ ดังนี้

• ประกาศแจ้งเรื่องให้เข้าใจง่ายและเหมาะกับทุกระดับ
คำสั่ง: ช่วยเขียนประกาศแจ้ง [หัวข้อ] โดยใช้โทน [เป็นกันเอง/เป็นทางการ] และเหมาะกับพนักงานทุกระดับ
ตัวอย่าง: ช่วยเขียนประกาศแจ้งกำหนดย้ายแผนก HR ไปยังชั้น 5 โดยใช้โทนเป็นกันเองและเหมาะกับพนักงานทุกระดับ

• อีเมลภายในที่ชัดเจนแต่ไม่แข็งกระด้าง
คำสั่ง: ช่วยร่างอีเมลแจ้ง [เหตุการณ์/นโยบาย] สำหรับพนักงาน โดยใช้ภาษาชัดเจน กระชับ และไม่เป็นทางการเกินไป
ตัวอย่าง: ช่วยร่างอีเมลแจ้งการย้ายระบบ Payroll ใหม่ที่จะเริ่มใช้เดือนหน้า โดยใช้ภาษาชัดเจน กระชับ และไม่เป็นทางการเกินไป

• สรุปข้อมูลในเอกสารให้เข้าใจในไม่กี่บรรทัด
คำสั่ง: ช่วยสรุปเนื้อหา [เอกสาร/คู่มือ] ให้อยู่ในรูปแบบ bullet point ไม่เกิน 5 ข้อ เพื่อสื่อสารภายในองค์กร
ตัวอย่าง: ช่วยสรุปแนวปฏิบัติกรณีเกิดเหตุฉุกเฉินในสำนักงาน ให้อยู่ในรูปแบบ bullet point ไม่เกิน 5 ข้อ

• สร้าง JD แบบดึงดูดและสะท้อนวัฒนธรรมองค์กร
คำสั่ง: ช่วยเขียน JD สำหรับตำแหน่ง [ตำแหน่งงาน] ที่ [ชื่อบริษัท] โดยเน้น [คุณสมบัติหลัก] และ [วัฒนธรรมองค์กร]
ตัวอย่าง: ช่วยเขียน JD สำหรับตำแหน่ง Marketing Manager ที่ HumanSoft โดยเน้นความเป็นผู้นำ และวัฒนธรรมองค์กรที่เน้นการทดลองและเรียนรู้เร็ว

• คำถามสัมภาษณ์ที่เจาะลึกทักษะที่ต้องการ
คำสั่ง: ช่วยคิดคำถามสัมภาษณ์สำหรับตำแหน่ง [ตำแหน่ง] ที่เน้นประเมิน [Soft Skill/Hard Skill] เป็นพิเศษ
ตัวอย่าง: ช่วยคิดคำถามสัมภาษณ์สำหรับตำแหน่ง Software Engineer ที่เน้น Soft Skill ด้านการสื่อสารในทีมและการทำงานข้ามฟังก์ชัน

• สรุปเปรียบเทียบผู้สมัครแบบมือโปร
คำสั่ง: ช่วยเปรียบเทียบผู้สมัครจาก Resume โดยสรุปจุดแข็ง จุดอ่อน และความเหมาะสมในรูปแบบตาราง
ตัวอย่าง: ช่วยเปรียบเทียบผู้สมัครตำแหน่ง Legal Counsel จาก Resume 3 ฉบับ โดยสรุปในรูปแบบตาราง

• เช็กลิสต์งาน HR แบบไม่ตกหล่น
คำสั่ง: ช่วยสร้าง Checklist สำหรับ [กระบวนการ HR] ที่ครอบคลุมทุกขั้นตอน และเข้าใจง่าย
ตัวอย่าง: ช่วยสร้าง Checklist สำหรับกระบวนการประเมินผลงานประจำปี ตั้งแต่เตรียมแบบฟอร์มจนถึงส่งผลสรุปให้ผู้บริหาร

• แบบฟอร์มที่กรอกง่าย ใช้งานได้ทันที
คำสั่ง: ช่วยร่างแบบฟอร์มสำหรับ [วัตถุประสงค์] พร้อมช่องให้กรอกข้อมูล และใช้ภาษาทางการ
ตัวอย่าง: ช่วยร่างแบบฟอร์มแจ้งเหตุลาป่วย พร้อมช่องกรอกข้อมูล และใช้ภาษาทางการ

• สรุปข้อมูลพนักงานเพื่อใช้ในที่ประชุม
คำสั่ง: ช่วยสรุปข้อมูล [เชิงสถิติ/เหตุการณ์] ในรูปแบบ bullet point เพื่อใช้ในประชุมฝ่าย HR
ตัวอย่าง: ช่วยสรุปสถิติพนักงานเข้า–ออกองค์กรในไตรมาสล่าสุด ในรูปแบบ bullet point

• วางแผนอบรมให้เหมาะกับกลุ่มเป้าหมาย
คำสั่ง: ช่วยวางแผนคอร์สอบรมหัวข้อ [หัวข้ออบรม] สำหรับพนักงาน [ระดับ/ตำแหน่ง] แบ่งเนื้อหาตามวัน
ตัวอย่าง: ช่วยวางแผนคอร์สอบรมหัวข้อ Coaching for Leaders สำหรับผู้บริหารระดับต้น แบ่งเนื้อหาออกเป็น 2 วัน

• แบบประเมินหลังอบรมที่ใช้งานได้จริง
คำสั่ง: ช่วยร่างแบบประเมินความพึงพอใจหลังการอบรมหัวข้อ [ชื่อหัวข้อ] แบบให้คะแนน 1–5 พร้อม• คำถามปลายเปิด
ตัวอย่าง: ช่วยร่างแบบประเมินความพึงพอใจหลังการอบรมหัวข้อ Conflict Management แบบให้คะแนน 1–5 พร้อมคำถามปลายเปิด

• กิจกรรมทีมสัมพันธ์ที่ใช้ได้จริง ไม่เสียเวลา
คำสั่ง: ช่วยแนะนำกิจกรรม Team Building สำหรับ [ประเภททีม] โดยใช้เวลาไม่เกิน [ระยะเวลา]
ตัวอย่าง: ช่วยแนะนำกิจกรรม Team Building สำหรับทีมวิจัยและพัฒนา โดยใช้เวลาไม่เกิน 2 ชั่วโมง

• วิเคราะห์แนวทางบริหารอย่างมีเหตุผล
คำสั่ง: ช่วยวิเคราะห์ข้อดีข้อเสียของ [แนวทางบริหาร/โครงสร้างองค์กร] สำหรับองค์กรขนาด [เล็ก/กลาง/ใหญ่]
ตัวอย่าง: ช่วยวิเคราะห์ข้อดีข้อเสียของการให้พนักงานทำงานแบบ Hybrid สำหรับองค์กรขนาดกลาง

• หาความสัมพันธ์จากข้อมูลพนักงาน
คำสั่ง: ช่วยวิเคราะห์ข้อมูล [ลักษณะข้อมูลพนักงาน] เพื่อหาแนวโน้มที่เกี่ยวข้องกับ [ประเด็นสำคัญ]
ตัวอย่าง: ช่วยวิเคราะห์ข้อมูลชั่วโมงทำงานและระดับความเครียด เพื่อหาแนวโน้มที่เกี่ยวข้องกับอัตราการลาออก

• แนวทางจูงใจพนักงานแบบไม่ต้องเพิ่มเงินเดือน
คำสั่ง: ช่วยเสนอแนวทาง [วัตถุประสงค์] ที่ไม่ต้องใช้งบประมาณมาก และเน้นการมีส่วนร่วมของพนักงาน
ตัวอย่าง: ช่วยเสนอแนวทางเพิ่มความผูกพันของพนักงาน โดยไม่ต้องใช้งบประมาณมาก และเน้นการมีส่วนร่วม

เมื่อคุณมี ChatGPT อยู่ในมือ พร้อมด้วยสูตรคำสั่งที่ใช่ ไม่ว่าคุณจะเป็น HR มือใหม่หรือมือเก๋า ก็สามารถเปลี่ยนการทำงานให้เร็วขึ้น ชัดเจนขึ้น และมีประสิทธิภาพยิ่งกว่าที่เคย ลองนึกภาพการที่คุณสามารถร่างอีเมล สรุปข้อมูล หรือวางแผนอบรมได้ในไม่กี่นาที แล้วเอาเวลาที่เหลือไปโฟกัสกับ “คน” ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของงาน HR อย่างแท้จริง 

เทคโนโลยีไม่ได้มาแทนที่ HR แต่มาเสริมให้คุณทำงานที่มีคุณค่ามากขึ้น ลองใช้ Prompt เหล่านี้เป็นแนวทาง แล้วคุณจะเห็นว่า “ทำงานไวแบบมือโปร” ไม่ใช่แค่เรื่องในฝัน!